Anfängerfragen über Daten sammeln und verwalten

Grundsätzlich: Sowas geht sehr gut mit Drupal.
Als erstes musst Du unterscheiden zwischen Gruppen und Rollen.
Ich glaube, was Du meinst, sind User Rollen, die verschiedene Rechte bekommen.
Das ist ein Bestandteil von Drupal.
Die Gruppenfunktionen kannst Du, wenn es wirklich gebraucht wird, mit einem Modul hinzufügen.
Damit hat man dann zusätzliche Möglichkeiten, Inhalte nur bestimmten Teams zuzuweisen.
Hier sind ein paar Einsatzfälle genannt:
https://www.drupal.org/project/group

Dann musst Du wissen, dass Du sogenannte Inhaltstypen erstellen kannst.
Das sind Masken, in denen Du Objekte näher beschreiben kannst (Daten, Bilder hinterlegen)
Bei jedem Inhaltstyp kann ein User mit dem Recht für diesen Inhaltstyp beliebig viele Inhalte (nodes) erstellen.
Per default kann man nur die Rechte für Erstellen, Editieren, Löschen pro Rolle dediziert vergeben.
Mit diesem Modul bekommst Du die Möglichkeit, z.B. anzugegeben, dass eine bestimmte Benutzer-Rolle bei einem bestimmten Inhaltstyp nur eigene Inhalte sieht.
https://www.drupal.org/project/node_view_permissions

Normalerweise werden Inhalte im Backend angelegt und editiert.
Man kann aber auch einstellen, dass bestimmte Rollen das im Frontend machen können.
Es gibt auch Quick Edit, wo Inhalte direkt in der Ansicht editiert werden können.

Über alle Inhalte kannst Du s.g. Views erstellen. Das sind Reports, die Filter und Sortierung haben können.

Puh. Um Plattformen aufzubauen, die komplexe Rechte / Gruppen-Funktionen haben, habe ich mich wirklich lange in Drupal einarbeiten müssen.
Und hatte vorher schon langjährige Programmiererfahrung und mit anderen Content Management Systemen gearbeitet.
Was ich hier schreibe, ist natürlich nur ein Bruchteil der Funktionen.

Ich würde vor allem erst mal auf dem Papier anfangen.
Welche Akteure und evt. Gruppen gibt es im Projekt? Welche Rechte haben die? Welche Workflos spielen sich ab?
U.s.w.

Dann kannst Du Dich auf drupal konzentrieren.

Wenn Du die Team-Funktionen von Group brauchst und viel Interaktion zwischen Akteuren stattfindet, dann macht es evt. Sinn, nach einer passenden Distribution zu suchen.
Das sind Kombinationen aus Drupal + Modulen, die einen bestimmten Einsatzzweck gut abdecken und dadurch Zeit sparen.
Aber alleine die Auswahl der richtigen Distribution erfordert viel Erfahrung.

Kannst Du Englisch? Dann würde ich mir ein Einsteigerbuch kaufen.
Es wäre kein Problem, wenn das auf Drupal 8 zugeschnitten ist, statt Drupal 9.
Ansonsten gibt es ja Mengen von Info im Netz.

Wow, das war ein dickes Packet ;-) Respekt.
Ich will nur anfügen, dass nach meinem Eindruck gerade dabei Drupal sich in den letzten Jahren (D8+) sehr gewandelt hat, viel mehr Editmöglichkeit vom "Frontend" - aber Einarbeitung ist weiter angebracht, und ich z.B. steck noch mitten drin die gewachsenen Möglichkeiten zu erkunden ;-)